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データ入力外注で生産性がグンとアップ！おすすめの代行会社5つ
会社の売り上げを伸ばすためには、データ分析が重要です。
ですが、分析する前段階として地道なデータ入力が必要となりますよね。
データ入力を自社で行っていたり、派遣社員などに作業を依頼しているという企業も多いのではないでしょうか。
しかし、データ入力の業務が社員の負担になっていたり、納品されたものの質が悪かったり、コストが余計にかかってしまう等の課題もあると思います。
この記事では、そんなデータ入力作業を代行する「データ入力外注」に焦点を当て、データ入力を社外に外注するときの料金相場やメリット・デメリットなどを詳しく解説します。
データ入力外注に依頼できる内容
一口にデータ入力と言っても、具体的にどのような作業を対応してもらえるのでしょうか。
順に解説します。
データ入力外注に依頼できる内容１．文字入力
録音した音声の文字起こしや、手書きの書類などをデータ入力していく作業があります。
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データ入力外注に依頼できる内容２．名刺・名簿入力
イベントで頂いた名刺や、かさばった名簿をデータ化する作業など、ペーパーレス化に向けてデータ入力を外注する企業が増加傾向にあります。
特に名刺や名簿は、データ化することですぐに検索することが可能になるため、急な来客などにも便利です。
データ入力外注に依頼できる内容３．アンケート入力・集計
顧客のニーズを把握してビジネスを拡大させていくために、アンケートを取る企業も少なくないはず。
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そのため、データ分析やマーケティング戦略など売り上げに直結する業務に集中でき、時間も節約できます。
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多くのデータを処理し、正確に作業する必要があるのがエクセルを使ったデータ入力です。
領収書の集計や、顧客情報の整理など細かい数字と向き合わなければなりません。
重複除去やマクロなどの専門的な対応も必要となるため、知識が乏しい社員に依頼してしまうと、納品後に再度修正が必要となり無駄な時間やコストが多くかかってしまうので、外注したほうが効率の良い作業の1つです。
データ入力外注の料金相場
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外注するときの料金体系は、大きく分けて2種類あります。
一つ目は、作業単位で「データ入力1件あたり〇円」というクラウドソーシング型のサービス。
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定期的に発生する業務ではなく一度きりのデータ入力の場合は、クラウドソーシングで募集をかけて外注するのも良いでしょう。
しかし、毎月データ入力が必要であったり、社員の負担を減らしてコア業務に集中できる環境を整えたいのであれば、定額でオンラインアウトソーシングを導入したほうが良いかもしれません。
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クラウドソーシングなどで、データ入力を外注するときの単価を簡単にまとめました。
表に記載してある金額は、シンプルな依頼での価格帯なので、より細かい要望を出した場合は当然コストもかかります。
データ入力外注のメリット
データ入力を外注すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
データ入力外注のメリット１．コスト削減につながる
意外かもしれませんが、データ入力を外注するとコスト削減につながります。
データ入力を自分で行っていたり、派遣社員に対応してもらっている場合、余計なコストはかかっていないように見えて、実は外注よりもコスパが悪い場合があります。
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データ入力など、外注できる作業はサクッと外注してしまったほうが、長期的な目線で見るとコストパフォーマンスが高いと言えるでしょう。
データ入力外注のメリット２．質の高い成果物ができる
データ入力は、タイピングの早さと正確性が求められます。
慣れない社員が対応した場合、タイプミスが生じて時間がかかりすぎる可能性もありますよね。
しかし、データ入力のプロに外注した場合は、納品物の質が高くスピーディーに仕上がるためストレスなく任せられます。
データ入力外注のメリット３．コア業務に集中できる
データ入力は取り扱うデータが膨大なため、どんなにタイピングが早い人であっても、かなりの時間を要します。
社員がデータ入力の作業で忙しくなってしまい、会社の売り上げをアップするためのコア業務がおろそかになっては本末転倒です。
データ入力など単純作業を外注することで生産性が一気に高まるでしょう。
データ入力外注のデメリット
データ入力の外注には、メリットがあれば当然デメリットもあります。
データ入力外注のデメリット１．情報漏洩のリスク
会社の名簿や個人情報を渡してデータ入力してもらうため、自社で行うより情報漏洩のリスクは高くなります。
そのため、外注先の信頼性が何よりも重要です。
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データ入力外注のデメリット２．品質に差が出やすい
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初めてデータ入力を外注するときは、良い人材に出会うまでに時間がかかる場合があるかもしれません。
クラウドソーシングなら、過去の取引実績などをチェックすることは必須です。
オンラインアウトソーシングの場合は自分でアシスタントを探す必要はなく、業者がそれぞれの案件に合った人材をアサインします。最適なスキルを持った人材が業務を担当するため、品質の高い成果物が期待できるでしょう。
データ入力代行会社の選び方
ここまでを読んで、データ入力を外注してみたいと感じた方もいることでしょう。
実際に外注する時に、どのような基準でデータ入力の代行会社を選べば良いのかをまとめました。
データ入力代行会社の選び方１．質とコストのバランス
データ入力を社外に外注する場合は、当然コストがかかります。
自社で行ったときの作業時間や納品物の質を見比べて、コストパフォーマンスが高いかどうかが重要です。
また、初めて外注する場合はコミュニケーションを取りながら進めていくため、作業以外の時間がかかる場合もあります。そのような時間的コストも踏まえて検討すると良いでしょう。
データ入力代行会社の選び方２．セキュリティ
データ入力外注のデメリットとして、情報漏洩のリスクがあることはご説明しました。
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契約前の対応なども、信頼できるかどうかの判断材料となります。
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せっかく外注をしても連絡が遅かったり、納期を過ぎてしまったら意味がありませんよね。
質も大切ですが、どの程度スピーディーに対応してくれるかを見ることも重要です。
データ入力代行会社の選び方４．実績
データ入力を外注する際に、全く実績がない会社に大切なデータを預けることを躊躇する人も多いはず。
代行会社にどのような実績があるかも踏まえて検討すると良いでしょう。
データ入力外注のよくある質問
データ入力を外注するときに、よくある質問とその回答をまとめました。
納品の形式や方法は選べる？
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正式に外注する際に、ExcelやWordなど希望の納品形式を伝えておきましょう。
手書き原稿もデータ化できる？
可能です。
手書き原稿の場合は、はじめに文字起こしをした後に文章を整えてからの納品となる場合がほとんどです。
作成物の具体的なイメージがある場合は、そちらも合わせて伝えたほうが質の高い状態で納品されます。
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原本がデータ化できるものであれば、データ化した後すぐに返却される場合が多いです。
また、お急ぎの場合は特急対応などが可能なサービスもあるので、外注会社を決める際に調べておくと安心です。
英語などの入力も対応できる？
可能です。
場合によっては日本語のデータ入力より時間がかかるケースもあるため、納期に余裕を持っておくことをおすすめします。
データ入力外注のおすすめサービス
最後に、おすすめのデータ入力外注会社を厳選して5つ紹介します。
どの企業も一定のクオリティを確保しつつ、納品のスピードやセキュリティ体制には定評があります。
あなたの企業に合った代行会社に、データ入力を外注すると良いでしょう。
データ入力外注のおすすめサービス１．HELP YOU
株式会社ニットの「HELP YOU」サービスでは、契約時間内であればデータ入力だけでなく、幅広い業務を外注できます。
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中でも、業務のDX化（デジタルトランスフォーメーション化）に悩む企業におすすめなのが、「HELP YOUエンタープライズ」サービスです。
外注したい作業内容に応じて適切なチームを構築し、マニュアルを作りながら複数名で大量の業務を対応してくれます。
データ入力外注のおすすめサービス２．リスモンマッスルデータ
リスモンマッスルデータ株式会社の「データエントリー」サービスでは、名刺やアンケートなどあらゆる紙媒体をデータ化してくれます。
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データ入力外注のおすすめサービス３．シスプロデータプロ
シスプロデータプロでは、名刺のデータ入力1件あたり19円（8項目）など、単価でデータ入力を請け負っています。
少量からデータ入力を依頼したい人におすすめです。
データ入力外注のおすすめサービス４．うるるBPO
クラウドソーシング「シュフティ」を運営する「うるるBPO」は、入力センターの選択肢が豊富です。
国内、海外、在宅ワークなど業務内容に応じて適切な場所で対応しています。
データ入力外注のおすすめサービス５．シ・ブリュ
高い質を維持するために国内限定での作業にこだわりを持っているのが、データ入力・アンケート集計の「シ・ブリュ」です。
質やセキュリティなどの面から日本国内での対応を希望する方におすすめです。
まとめ
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今後ますますペーパーレス化が加速していく中で、他の企業に差をつけ業績アップし続けるためには、データ入力だけでなく雑務を外注していくことも大切です。
まずは、あなたの会社に合った信頼できる代行会社を見つけることから始めてみませんか？
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